9 sfaturi pentru organizarea și protejarea documentelor valoroase
În ciuda apariției tehnologiei, există întotdeauna documente fizice valoroase pe care dorim să le protejăm și să le organizăm. Documentele personale, de afaceri, facturile și multe altele sunt lucruri pe care nu ne permitem să le pierdem, deoarece sunt adesea imposibil de înlocuit. Prin urmare, am pregătit o serie de sfaturi pentru organizarea și protejarea documentelor valoroase!
Cele mai bune obiceiuri pentru organizarea și protejarea documentelor valoroase
Da, știm, dulapurile sunt de domeniul trecutului, la fel ca și cărțile de telefon. Apare întrebarea: cum vom stoca și proteja documentele valoroase? Nu disperați, pentru că vă vom oferi câteva sfaturi!
1. Clasificați
Clasificarea documentelor este primul pas. În acest fel, atunci când aveți nevoie de unul, îl veți găsi mai ușor.
Atunci când faceți sortarea, le puteți pune deoparte pe cele deteriorate pentru o eventuală restaurare. Un exemplu clar sunt fotografiile pe hârtie.
Luați în considerare următoarele clasificări pentru a materializa acest pas:
- Familie: aici puneți certificate de naștere, adopție, pașapoarte, carduri de sănătate, fișe medicale, polițe de asigurare, contracte și altele asemenea.
- Autovehicule: facturi de achiziție, chitanțe și, dacă aveți un autoturism second hand, contractul de vânzare-cumpărare. Nu uitați de asigurarea vehiculului.
- Locuință principală și alte proprietăți: aici trebuie incluse toate documentele legate de dreptul asupra proprietății, contractul de închiriere (dacă este cazul), chitanțele pentru plata serviciilor și planurile locuinței, printre altele.
2. Înlocuiți documentele pierdute
S-ar putea să fi pierdut un document valoros fără să vă dați seama până acum. Păstrați-vă calmul. Ni s-a întâmplat tuturor la un moment dat. Încercați să-l înlocuiți cât mai curând posibil.
De obicei, acest proces este rapid. Important este să parcurgeți toți pașii necesari. Dacă autoritățile nu pot să elibereze un alt document original, sunt obligate să furnizeze o copie legalizată.
3. Distrugeți informațiile în mod corespunzător
Este posibil ca în timpul procesului de selecție a documentelor să dați peste niște hârtii vechi de care nu mai aveți nevoie. Nu este nimic în neregulă cu asta. Trebuie doar să vă asigurați că acestea nu ajung pe mâini greșite, mai ales dacă sunt informații personale.
Se recomandă folosirea unui distrugător de hârtie sau arderea părților în care se reflectă adresa, numele sau alte date personale. Dacă informațiile sunt arhivate digital și trebuie să înlocuiți computerul, luați măsurile necesare pentru a șterge de pe hard disk ceea ce nu trebuie dezvăluit nimănui.
4. Îndepărtați orice obiect din metal pentru protejarea documentelor valoroase
Pentru a grupa unele documente, folosiți de multe ori o agrafă, o capsă sau poate o bandă de cauciuc. Dar aceste articole nu sunt recomandate deoarece pot strica documentele importante prin oxidare sau chiar prin lipirea de hârtie. Folosiți plicuri doar dacă credeți că este necesar să le grupați.
5. Folosiți separatoare
Separatoarele sunt realizate din hârtie, plastic flexibil, acetat sau material textil. Sunt grozave pentru organizarea documentelor, chiar și pentru fotografiile vechi de familie, deoarece nu conțin acid, spre deosebire de dosarele convenționale.
6. Păstrați totul într-un singur loc
Odată ce documentele sunt grupate în funcție de categorie, ideal este să le păstrați pe toate într-un singur loc. Puteți folosi un dulap. Există și cutii speciale pentru depozitare, unele dintre ele cu protecţie împotriva incendiilor.
Important este ca documentele importante să fie păstrate într-un loc unic. Acest lucru facilitează găsirea lor la nevoie.
7. Alegeți un loc cu umiditate zero
Hârtia nu se înțelege bine cu frigul și umiditatea, așa că temperatura ideală este între 18 și 20 de grade Celsius. Căutați un loc ventilat fără factori care pot genera umiditate.
Hârtia este sensibilă și la căldură și lumină artificială. În acest caz, folosiți dosare sau plicuri pentru mai multă securitate. Acest lucru va ține praful la distanță.
8. Digitalizați hârtiile pentru protejarea documentelor valoroase
Scanarea documentelor importante și încărcarea lor în cloud este o mișcare foarte inteligentă. Puteți folosi și o unitate flash. Nu este rău, dar rețineți că unitățile flash se pot deteriora.
Digitalizați hârtiile pe rând, atât fața, cât și spatele. Alegeți un serviciu de cloud sigur.
9. Faceți inventarul documentelor
Ați organizat deja documentele? Înregistrați ceea ce aveți și unde aveți. Dacă ceva este păstrat sub cheie, puneți deoparte specificațiile pe care le considerați necesare. Pentru aceasta, puteți folosi un creion și hârtie sau computerul. În acest fel, dacă un membru al familiei trebuie să acceseze informațiile, în cazul în care nu sunteți acasă, o poate face fără probleme. Asigurați-vă că este o persoană de încredere.
Citiți mai mult: Cum se curăță gențile și portofelele din piele
Importanța protejării adecvate a documentelor valoroase
Depozitarea incorectă a documentelor poate duce la deteriorarea rapidă a materialului, cum ar fi pierderea culorii foilor sau a cernelii cu care au fost imprimate. Există și insecte, cum ar fi Lepisma, care pot provoca deteriorarea documentelor valoroase. Acestea se hrănesc cu hârtie.
Nu uitați să ștergeți de praf și să mutați dosarele în care păstrați documentele din când în când. Într-o zi veți avea nevoie de ele și veți fi bucuroși că ați acordat timp organizării.