Tehnica celor 5 de ce: când este folosită?

5 minute

Datorită simplității utilizării sale, tehnica celor 5 de ce este folosită pe scară largă în mediile organizaționale. În ce constă?

Tehnica celor 5 de ce: când este folosită?

Scris și verificat de psihologul Maria Fatima Seppi Vinuales

Scris de Maria Fatima Seppi Vinuales

Ultima actualizare: 07 noiembrie, 2022

Cum să îmbunătățești ceva care funcționează prost într-o companie? Cât timp poate dura procesul? Totul depinde de soluția folosită. Astăzi, vom discuta despre tehnica celor 5 de ce, metodă ce explorează relația cauză-efect în cazul lucrurilor care nu merg în mod corespunzător.

Tehnica celor 5 de ce este un instrument care permite colaborarea tuturor actorilor implicați pentru a monitoriza cauzele, până la atingerea originii problemei. Deoarece nu implică resurse importante, este utilizată pe scară largă în diferite domenii de lucru. Să vedem despre ce este vorba!

Ce este tehnica celor 5 de ce?

The 5 Whys sau tehnica celor 5 de ce este o modalitate de rezolvare a problemelor creată de Sakichi Toyoda, care a fost aplicată pentru prima dată în fabrica de vehicule Toyota cu scopul de a optimiza producția. Tehnica își propune să descopere care sunt obstacolele ce întârzie sau împiedică îmbunătățirea performanței.

Este o metodă care caută să elimine cauzele aparente. După identificarea originii problemei, se poate interveni pentru a schimba situația. Este o tehnică recomandată pentru a găsi cauzele, nu pentru concepție sau dezvoltare.

Recomandăm: 8 moduri de a înfrunta frica atunci când începi un nou proiect

Some figure — Tehnica celor 5 de ce ajută la identificarea obstacolelor care împiedică îmbunătățirea performanței unei companii.

Importanța și beneficiile tehnicii celor 5 de ce

Tehnica celor 5 motive explorează întregul lanț cauză-efect. Acest lucru are mai multe beneficii, pe care le detaliem mai jos.

Descoperă cauze și soluții

Când începem să investigăm diferite cauze, apar dificultăți și obstacole. Tehnica celor 5 de ce ne oferă șansa de a face ajustări și de a implementa îmbunătățiri.

Oferă o privire de ansamblu asupra problemei

Această tehnică nu reduce o problemă la o cauză imediată. Explorând complexitatea situației, oferă o imagine detaliată și duce la soluții optime.

Este ușor de aplicat

Un alt avantaj este simplitatea aplicării metodei. Punând întrebări simple, putem să clarificăm o problemă care a trecut neobservată. Este necesar să discutăm cu oamenii potriviți, care cunosc procesele și care sunt parte activă a acestora.

Sporește bunăstarea angajaților

Implementarea îmbunătățirilor la locul de muncă nu are de-a face doar cu productivitatea la nivel economic, ci și cu sporirea bunăstării și motivației angajaților. Evităm astfel problemele de muncă, care ulterior duc la absenteism.

Cum să aplicăm tehnica celor 5 de ce în rezolvarea problemelor

Pentru a aplica tehnica celor 5 de ce trebuie să constituim un grup de lucru pentru a obține atât o viziune colectivă, cât și puncte de vedere diferite în legătură cu originea problemei. Apoi, începem să punem întrebări.

Putem crea o diagramă care să permită vizualizarea cauzelor. Vom folosi o tablă pentru ca toată lumea să poată vedea informațiile și să poată adăuga noi cauze.

Apoi, vom prioritiza intervențiile urgente, întrucât nu putem aborda totul în același timp. Desigur, după ce decidem ce să facem, trebuie să executăm modificările și să monitorizăm impactul acestora.

De asemenea, este ideal să explicăm motivul pentru care folosim această tehnică, astfel încât angajații să rămână calmi. Nu este un instrument care caută să găsească vinovați, ci să înțeleagă cum și de ce lucrurile funcționează într-un anumit fel.

Deși există 5 întrebări, putem modifica numărul dacă acest lucru este necesar pentru a ajunge la cauza problemei. Trebuie să știm când să ne oprim și ce subiecte putem aprofunda.

Exemple de aplicare a tehnicii celor 5 de ce

Să vedem câteva exemple:

Exemplul #1

De ce angajații nu depun rapoartele la timp? Pentru că au prea multe întâlniri pe zi.
De ce au atâtea întâlniri pe zi? Pentru că trebuie să împărtășească progresul activităților.
De ce trebuie să împărtășească progresul activităților? Pentru că nu au un sistem de comunicare și management al informației în care să poată încărca informațiile necesare.
De ce nu au un sistem de comunicare și management al informației în care să poată încărca informațiile? Pentru că nu există investiții.
De ce nu există investiții? Pentru că nu s-a pus niciodată problema schimbării procedurilor.

Cauza de bază este lipsa implementării unor proceduri moderne.

Știind care este cauza care împiedică o mai bună funcționare, putem să ne gândim la rezolvarea ei și la îmbunătățirea performanței organizației.

Exemplul #2

De ce există atât de multe reclamații din partea clienților? Pentru că există întârzieri în livrarea produselor.
De ce există întârzieri în livrarea produselor? Pentru că pachetele nu sunt pregătite la timp.
De ce pachetele nu sunt pregătite la timp? Pentru că există prea puțin personal.
De ce nu există suficient personal? Pentru că cei de la Resurse Umane nu au inițiat un proces de angajare.
De ce nu au făcut-o? Pentru că nici ei nu au suficient personal.

Motivul întârzierilor afectează calitatea serviciului, dar problema se poate rezolva într-un mod simplu.

Descoperă și: Metoda celor 6 pălării gânditoare

Importanța de a face schimbări

După consultarea angajaților, este important să fim consecvenți și să implementăm schimbările. În caz contrar, totul va părea o glumă și angajații își vor pierde motivația și vor deveni reticenți în a colabora în viitor.

De exemplu, filosofia Lean, care constă în eliminarea a tot ceea ce nu este necesar și nu generează valoare, poate fi o modalitate eficientă de a face față schimbărilor de management. Indiferent de calea pe care o vom urma, trebuie să luăm în considerare și realitatea și cultura companiei, deoarece anumite măsuri nu sunt întotdeauna relevante sau posibile.